おはようございます、サービス管理責任者の関です。
慣れない環境での仕事や仕事が積もり積もると、気づかないうちに負担がかかっているものです。頑張っているのに前進していない。考えれば考えるほど、しっくりこない。やってもやっても何も片づかない……など、思い当たる節があるのであれば、それは頭をうまく使えていないのかもしれません。
頑張った分の成果を出すには、「頭の中のゴチャゴチャを片づけること」が大事なこと…ということで3つ紹介します。
■頭の中を片づける方法1
情報は「MY基準」で仕分けてしまう
“頭の中を片づける”とは、頭の中は価値ある情報だけでいいと決め、価値がある情報と価値がない情報を「分ける」ことです。
たとえば今、あなたの頭の中が仕事のことでいっぱいだったとします。仕事の期限のこと、会議内容のこと、顧客のこと、チーム内のこと……。でも、考えてみてください。これらの情報すべてが常に大事なわけではありませんよね。これからあなたが仕事をしていくうえで大事な情報だけあれば、支障はないはずです。ばっさり仕分けてしまいましょう。
とはいえ、仕分けの段階で迷ってしまっては、モヤモヤが増すだけです。そんなときのために、“MY基準(自分基準)”をつくっておきましょう。この“MY基準”は、頭の中の整理だけでなく、物事を判断しなければならないときにも大いに役立ちます。
私の“MY基準”は、「こだわる」か「こだわらない」か。これは、とてもオススメです。大切なのは、あなたにとって大事な情報だけを頭に入れておくこと。「大事」だと思うということは、そこに何かしらの「こだわり」があるはずだからです。
あなたにとって必要なのは、「自分(会社)にとって価値を生む情報」と「自分のこだわりを満たす情報」だけでいいのです。 「こだわる」ほどではないけれど、「少しこだわり」を覚える場合は、少し考えて「こだわる」かどうかを決め、「こだわりがない」なら思い切って捨ててしまいましょう。
■頭の中を片づける方法2
「ひと言で言うと何？」で考える
仕事ではコミュニケーションが欠かせません。相手のことを理解するために、頭はフル稼働します。そして、相手が言っていることがよくわからないと、モヤモヤが溜まっていきます。
このとき、ひと言に集約させることで、あなたの中にあるたくさんの伝えたいことをスッキリまとめ、聞く側も混乱することなくそのひと言を受けることができ、モヤモヤが溜まりません。さらに、伝えたいことの幹となる中心部分だけを、たったひと言で表現するのでインパクトが生まれ、聞き手の印象に残りやすくなります。
たとえば、某社のペットボトルの水のラベルには、「南アルプスの雪どけの味」というひと言が書かれています。私は南アルプスの雪どけ水を飲んだことはありませんが、子どもの頃に雪をかじったことがあるので、なんとなくこんな感じなのかなとイメージが浮かんできます。水の味を伝えるのは極めて難しいのに、絶妙なひと言でうまく表現しているのです。
効果的なひと言を生み出せるようになるには、コツがあります。「要するに～」という言葉をつけること。そして、一度、頭の中で整理(ひと言に要約)してから話をすることです。相手に話をする前に、頭の中でいったん「要するにどういうこと？」と自分に問いかけることで、シンプルな言葉が生まれます。
要約してから話すクセがつけば、自然とあとに続く言葉のひと言を表現する力が身についてきます。ひと言で伝えることは、相手に対して伝わりやすくなるだけではなく、何がいちばん大事な部分かを自分自身で認識することができ、頭の整理にもなるのです。
■頭の中を片づける方法3
「図式化」することで他人の頭も片づけられる
まったく意見がまとまらず、何の進展もないまま解散になった会議に参加したことはありませんか？ 会議は必ず複数人で行われます。つまり、複数の頭が参加しているというわけです。この複数の頭の中身を整理し、1つの結論に導く。それが会議です。自分の頭の整理だってままならないのに、他の人の頭のことなんて、構っていられない……、そんな声が聞こえてきそうですが、ちょっとした手順と手間、そしてコツを押さえてしまえば、いくつ頭が集まっても会議はスムーズに進みます。
会議をうまくまわすコツ=複数の頭の中を整理するコツとも言えるでしょう。
会議をうまくまわすコツ、すなわち複数の頭の中を整理するコツは次の2つです。
1 使用する言葉の定義を決める
言葉の定義が行われないまま会議を進めると、お互い意味やニュアンスを取り違えてしまい、議論がかみ合わないというロスが発生してしまいます。たとえば、「マーケティング」という言葉。
この言葉の意味を「販売計画」と捉える人がいる一方で、「市場調査」という意味で使う人もいます。 その状態のまま、「マーケティングの重要性」を話し合ったとしても、何も生まれませんよね。
「マーケティング=販売方法」などと言葉の意味を統一しておけば、大きなズレも起きず、よりスマートな会議になります。解釈にバラつきがありそうな言葉は、あらかじめピックアップして定義しておきましょう。
2 できる限り、会話、会議の流れ(発言、決定事項)を図式化する
同じ言葉を聞いても、頭の中に思い浮かべるイメージはそれぞれ異なります。こうしたズレはお互いなかなか気づきません。結果、とんちんかんな会話や会議になってしまうことも、よくあります。
議論の内容や流れを図式化しながら進行すると、常に正しい現状が理解でき、頭も整理されます。また、同じ図や映像を見ながら話すため、参加者全員の頭が同じ状態になります。
よって議論がスムーズに進み、結論を出すことができるというわけです。キレイにカッコよく書く必要はありません。
このとき大切なのは、「わかりやすさ」。言葉だけを書き出すのではなく、線や四角、丸などを使って、関係性がわかるように書き出します。複数の頭の中を整理するコツは、「言葉の定義」や「会話の図式化」を通じて、皆で「共有できるもの」をつくることと言えるでしょう。
■頭がすっきりしていれば本当の力を出せる
頭の中がモヤモヤしていると、知らず知らずのうちに、余計なことに気を取られたり、目の前のことに集中できなかったりして、仕事ははかどりません。頭がすっきりしていれば、結果も出るし、効率よく動けるようになり、あなたの本当の力を存分に出せるようになります。
頭の中に入れるべきものを選び、悩みの種を増やさず、雑念は捨て去る。 いろいろなものを引き算して頭の中の環境を整えることで、新しいものの吸収もはかどります。頭の中を片づける方法はいろいろとありますが、今回、ご紹介した3つの片づけ法は、始めたその日から効果を実感しやすいはずです。
と、いざ自分が見て、果たして出来るのかという問題を感じましたが、あくまでも不法の1つとしてやってみると良いかと思います。
以上、サービス管理責任者の関がお送りしました。
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